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結婚式の二次会には出席したことはあるけど、幹事は初めてで何から準備したらいいんだか…

幹事はしたことはあるけど、何だか段取りよく準備出来なかった…

だから今回こそは!!

結婚式の後の二次会は、新郎新婦にとっても結婚式と同様に大切な思い出となるパーティー。

結婚式では緊張していた二人も、二次会なら仲の良い友達に囲まれリラックスして過ごせますよね。

そんな二次会は、幹事の腕も試されるトコロでもあります。

とはいえ、幹事がこなさなければいけない項目は沢山あります!

いったい、何をどう始めれば良いのか…

幹事のために「結婚式の二次会作り方」についてご紹介しましょう。

 

■STEP1

「新郎新婦との打ち合わせ」

結婚式の二次会の主役である新郎新婦と二次会の幹事全員とで、

顔合わせ兼初打ち合わせを行います。

新郎新婦は結婚式の準備でとても忙しくなりますので出来る限り、

二次会の準備はこの選ばれた幹事で進めてあげましょう。

初めての打ち合わせでは、この幹事という役目を通して

初めて会う幹事どうし顔合わせと交流を深めることが一番の目的です。

その中で二次会の打ち合わせでは、この4つも確認をしましょう。

①大まかな二次会の招待者リスト(人数把握のため)

②新郎新婦の二次会に対する要望

③会費を決める

④幹事同士の役割分担を決める

⑤二次会当日までのスケジュールを決める

⑥幹事同士のスケジュールもお互い把握出来るようにし、スムーズに連絡が取れるようにしておく

 

■STEP2

「結婚式二次会会場探し」

結婚式の日取りや時間が決まったら、その結婚式の同日に二次会を行うのか

結婚式とは別日に二次会を行うのか、など、

ゲストや主役の二人の都合上、必ず結婚式同日に行われるとは限りません。

まずは、結婚式の二次会の日程を決めます。

そして、事前に聞いておいた大まかな人数と、

レストランなどのお店の雰囲気の好みを聞いてから

次はその条件に合わせて結婚式の二次会会場探しをスタート!

二次会を行う場所を探すにはチェックポイント5つあります。

①結婚式後に行うのであれば時間設定

②結婚式から流れてくるゲスト、二次会から来るゲストのことを考えて立地を考える。

③お店の雰囲気は主役の2人からの希望や、ゲストの客層に合っているのか?

④予算に合った食事などがあるか?

⑤マイクや、プロジェクターなどの設備をチェック。

出来れば、4~5店程度に候補を絞って幹事が実際に見に行くと良いでしょう。

結婚式場によっては、結婚式後そのまま同じ会場で、もしくは

同じ結婚式場の中の別のフロアで二次会を行う事が可能な場合もあります。

新郎新婦がその結婚式場をとても気に入っている場合や、

結婚式に出席したゲストの大半が二次会へ出席している場合には、

結婚式と同じ会場で二次会を行った方が都合が良いことも多くありますので

新たに二次会場所を探す前に新郎新婦に要望を聞いておきましょう。

結婚式と同じ場所だった場合は、幹事の会場探しの労力や、荷物運びなどの労力も軽減されるという

新郎新婦にも幹事にもメリットは沢山あります。

 

 

■STEP3

「ゲストを招待する準備」

結婚式の二次会日時やお店が決まったら、ゲストへ二次会の招待状を送ります。

招待状を送る時期は、二次会の日から2ヶ月前ぐらいがオススメ。

・招待状を送る方法

①往復葉書

結婚式の招待状に二次会の招待状も同封出来る人は

一緒に送ると、幹事が住所などを調べる手間が省けるので

可能な人には同封することをオススメします。

②メール

一斉送信の場合には、宛先は全てBCCにして

送信先に他の宛先がわからないように配慮しましょう。

③SNS

宛先の入力などの手間が省けるというメリットがある一方

出欠の返答方法など明確にしておかないと

「二次会のお知らせ」だけになり、具体的な人数が把握出来なくなってしまいます。

その為、明記方法に注意が必要です。

・招待状の文面

いずれの場合にも、招待する文面には下記の6項目を必ず入れるようにしましょう。

○二次会開催日時 ○二次会開催場所 ○会費

○出欠の有無のチェック欄 ○返信期限 ○幹事連絡先

 

■STEP4

「進行・BGMを決める」

結婚式の二次会所要時間が分かれば、それに合わせて二次会の進行を決めていきます。

①新郎新婦の要望を入れる

まずは、主役からコンセプトなど希望があるかどうかを確認しながら

進行を決めていきます。

余興を沢山入れた方が良い?逆に、シンプルに会話中心のパーティー??など。

また、結婚式での余興や演出内容も聞いておく必要があります。

結婚式の内容と、二次会の内容とがかぶらないようにするためです。

②幹事の要望を入れる

○ゲームなどの余興を入れる?→どんな備品が必要か?

○サプライズを組み込む?→幹事だけでは実現出来ない場合には、家族などに協力を得る必要がある?

○生演奏を入れる?→プロを呼ぶのか友人で演奏するのか?

○プロの余興を頼む?→予算はいくらくらい、スケジュールが空いているのか?

③二次会の進行表を作ってみる

分単位で項目に合わせて二次会の進行を組んでみます。

④進行を組んだら、それに合わせてBGMを決める

BGMについても、出来れば新郎新婦の要望を聞きましょう。

また、結婚式で使用したBGMとかぶせても良いのか

結婚式と二次会とのBGMは違う曲を使った方が良いのかなども

事前に聞いておきましょう。

 

 

■STEP5

「お店のスタッフと打ち合わせ」

進行表が出来れば、幹事とお店のスタッフとで打ち合わせをしましょう。

打ち合わせの際には、二次会の進行以外にも、確認事項が幾つかあります。

①持ち込みについて

お店によっては持ち込み出来るものと出来ないものがあります。

二次会で使用したい持ち込み予定のものをリストに作成し、

その中で、二次会のお店に持ち込み可能なもの、NGな物。持ち込み料が必要な物。

などを確認しましょう。

また、二次会から使用するものの持ち込みだけでは無く

結婚式から持ち込みするもの(ブーケや衣装など)の持ち込みについても

どこまで可能なのか、保管場所があるのかなどを把握しておきましょう。

②料理について

パーティープランなどがあればそれを参考にメニューを決めます。

男性・女性の比率や、結婚式から二次会に流れているゲストが多い場合には、

コース料理後になるので量より質の方が良いのか、

男性ゲストが多い場合には、質より量の方が良いのか…

プラン内容の詳細をチェックし、

当日、もし想定より早く食事がなくなってしまった時に、追加で注文出来るのか?

また、プラン以外にゲストに合わせてデザートなどをオプションで

頼む事は出来るのか?

ケーキカットのケーキを注文出来るのか?などを確認しましょう。

③装花について

結婚式でメインテーブルの前に沢山の装花が置かれているのと同じように

二次会でもメインテーブルの装花は必要です。

お花は、印象には大きく残らないかもしれませんが、

無いとテーブルの上が寂しくなりがちで、でも予算が意外とかかるアイテムです。

結婚式で使用したものを流用出来るのであれば、

式場に了承を得て、結婚式に出席したゲストや幹事で協力をし、

二次会へ結婚式の装花を流用出来るようにしましょう。

④人数の変更はいつまで可能か?

二次会の出欠は期日を設けていても、仕事の関係などで

流動的に変更になることが多いもの。

食事の注文等の関係で、事前に変更がいつまで可能か確認しておくと

当日、余分に支払いしなくて済みますね。

⑤備品関係の持ち込みが出来る日時を確認する

二次会で使用するゲームの景品や、受付の装飾グッズなど何かと持ち込みが必要です。

全て幹事で当日持ち込みをするとなると、当日はただでさえ大忙しの幹事さんは大変!

二次会当日には幹事は出来るだけ身軽になるように、事前に運び込めるものは

運んでおきましょう。

⑥結婚式二次会当日の入り時間を確認する

二次会の時間は確認していても、幹事が会場に入る事が出来る時間、

二次会後、何時までにお店を出ないといけないのかも確認しておきましょう。

また、結婚式から流れてくるゲストがいるのであれば、

その結婚式から二次会の間の時間をつぶせる場所を探しておくことも、親切ですね。

結婚式が終わって、二次会場所に移動してきた場合

早くからお店に入ることが出来るのか、

その場合、飲食の注文をすることが可能か、

結婚式でもらった引き出物などもかさばるので、預かってもらう場所があるのか

など詳細を確認し、事前に結婚式に出席した後、

二次会に出席するゲストにアナウンス出来れば、丁寧な配慮ですね。

 

 

■STEP6

「結婚式二次会本番」

沢山の準備を終え、いよいよ二次会本番ですね。

本番でも幹事さんは大忙し!

①会場に入る

二次会の会場スタッフに声掛けをし、受付周りやフロア内の装飾を始めましょう。

結婚式から新郎新婦が何時頃に到着予定なのかも

事前に把握し、お店のスタッフにも伝えておきましょう。

②受付開始

受付には…

○出席者リスト ○会費回収BOX ○釣り銭 ○配席表 など準備しましょう。

③結婚式二次会本番スタート!

事前に決めておいた進行を進めましょう。

しかし、二次会は盛り上がっていたりするとなかなか予定通りにいかないことも…!

困ったときは、スタッフの助けを得ながら冷静に対応しましょう。

④費用支払い・撤収

回収した会費の管理も幹事の大切な役目。

費用の支払いのタイミングはお店によってそれぞれ違います。

支払いのタイミングは事前に確認しておきましょう。

撤収は速やかに行い、忘れ物等を確認しながら最後に幹事の退店です。

◼︎まとめ

結婚式という一生に一回の大切なイベントの続きである結婚式の二次会。

その幹事を任されるなんて、新郎新婦から本当に信頼されている証拠ですね!

二次会の幹事は、準備も沢山あり、当日もバタバタ…と大変な事が沢山あります…。

その前の結婚式に出席していても、二次会のことが気がかりで…

なんてコトもあるかもしれませんね。

しかし、そこは新郎新婦から信頼されての幹事の依頼。

準備の大変さも、苦労もその努力の全てが、幹事から新郎新婦への

祝福の気持ちとなって、きっと伝わるはず!

素敵な結婚式の二次会になりますように…。

幹事さん、頑張ってください♩

 

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