結婚式中止……ゲストへのベストな対応とお詫びの方法とは？

結婚式は人生でも最も大きなイベントの一つ。何か月も前から準備をするものですが、それでも思いがけず中止になることはあります。特に最近は、コロナによる中止も増えているんです。そこで今回は、万が一結婚式を中止にする場合、ゲストへどんな対応をすればいいのかをご紹介します。

ゲストへの対応手順と内容

ゲストへの対応で一番大切なのは、一日でも早く中止を知らせること。結婚式に参加したことがある方ならわかるかもしれませんが、当日に向けてヘアサロンを予約したり、ドレスを購入・レンタルしたり、休みが合わなければ有給休暇を申請したりと色々な手間が発生します。結婚式が近づけば近づくほど色々な手続きをしてしまうので、なるべく早く知らせてあげましょう。スピード重視ですから、わざわざ手紙やはがきを書いたりせず電話、メール、メッセージなどを使って中止を伝えてOKです。「招待状は郵送したから、中止のお知らせも郵送の方がいいのかな？」と考える人もいるようですが、スピード感に書けるので止めておきましょう。メッセージを送るときは「本来であれば直接ご連絡すべきところですが」と一言添えておくと丁寧です。また、親族や上司、先輩など、目上の方にはメッセージを送った翌日に電話で改めて連絡する方がベター。特に年配の方は「直接・電話以外の連絡は失礼」と考える人も少なくないので、今後のトラブルを避けるためにかけておきましょう。

延期の場合は早めに日程を決める

中止にする都合によっては「延期して日程を遅らせれば開催できる」ということもあるでしょう。その場合、いつ開催するのかをなるべく早急に決定してください。ゲストに連絡するとき「●日の式は中止とし、●日に延期にします」とあわせて連絡できるとベストです。延期をする場合、結婚式場に料金がどうなるのか確認しておきましょう。コロナ禍ではキャンセル料や日程変更料をとらずに対応している式場もあるようです。理由や延期を決めた日付によって条件は変わってくるので、プランナーに早めに相談するのがおすすめです。

ゲストへのメッセージ文例

ゲストに中止のメッセージを送るときの、文面をご紹介します。中止・延期の理由として今最も多いのはコロナウィルスによるものですので、こちらを想定した内容となります。

謹啓 ○○の候　皆様におかれましては益々ご健勝のこととお慶び申し上げます
このたび　○○と○○の結婚式は新型コロナウイルス感染症の影響を鑑み、中止とさせていただくことになりました。
ご出席を予定してくださった皆様には　深くお詫び申し上げます
今後の変わらぬご厚情を　何卒よろしくお願いいたします
謹白

謹啓
○○の候　皆様におかれましては益々ご健勝のこととお慶び申し上げます
このたび　○○と○○の結婚式は新型コロナウイルス感染症の影響を鑑み、延期とさせていただくことになりました。
〇年〇月〇日　〇時　からに変更とさせていただきます。
ご出席を予定してくださった皆様には大変ご迷惑をおかけいたしますが　何卒宜しくお願い致します
尚　当日につきましては下記のような予防対策を実施します
アルコール消毒の徹底
マスクの着用
30分ごとの会場換気
ご迷惑をおかけいたしますが　ご臨席賜りますようお願い申し上げます
謹白

そのほかのやるべきことは？

結婚式の中止を決めたら、ゲストへの対応以外にもやらなくてはいけないことが色々とあります。まず、お金についてプランナーにしっかり確認しておくことは最優先です。キャンセル料がいくらかかるかは、式場との契約によって変わります。3カ月前、1か月前、2週間前、前日、当日などいつキャンセルするかによって値段が決まることが多いでしょう。多くの場合、前日や当日だと全額かかってしまいます。早く決めれば決めるほど安くなるので、決断は素早くしましょう。小物や装飾品、ドレスなどを発注している場合はそちらも忘れずキャンセルしてください。会場が発注しているものはプランナーが対応してくれますが、個人で発注したものや友人に頼んだものがあれば確認しましょう。