結婚式二次会の受付とは
結婚式
二次会の受付とは、
二次会会場の入り口付近に受付をする場を設置し、担当はそこで出席の確認、会費のお預かり、荷物やコートを預かるクローク業務、実施するのであればチェキなどの撮影などを行う担当です。
二次会の規模にもよりますが、50名程度なら2～3名、100名を超えるようなら3～4名受付担当をおくのがおすすめです。また、クローク（荷物を置く場所）と受付の距離や冬（ほぼ全員がコートを着る）のときはクローク専任を、チェキやメッセージカードを書いてもらう場合はまた2,3名受付担当として必要になります。
一般的には受付担当としてメインがいて、他の幹事が受付時間中に分担する形が多いように思われます。男女どちらがいいとはありませんが、男女ともにいるとバランスがとれますね。
二次会受付担当が事前準備しておくべきものは？
役割分担を明確に
受付の中でも名簿を使った出席確認、会費お預かりの管理、チェキ、クローク担当などの役割は明確にしておくべきでしょう。また、明確に分担しつつも何が起るかわからない二次会なので、しっかりと他の人の業務の助っ人が出来るよう業務を理解しておきましょう。
名簿の作成
重要なのは名簿の作成です。名簿の作成の仕方によって受付がスムーズに進むか、進まないかが大きく異なってきます。下記に名簿づくりをする際に参考にしていただきたい項目を挙げましたので、是非この通りに作成してみてください。他にも特殊なステータス（例えば披露宴参加者は会費2,000円OFFなど）は別途列を作成しましょう。
- 名前は幹事ではなくひらがな・もしくはカタカナで表記
- 男性女性で会費が異なる場合は名前の横に性別を
- 名簿リストはコミュニティ別ではなく、50音順で
- 出欠チェック欄の列はチェックや丸で囲む形式に
- 会場は暗くて狭くて慌ただしい可能性あり、大きめの字・マスで作っておく
- 飛び入り参加用に空白の行も数行用意しておくこと
- 備考欄は必ず作成しておく
何点か補足させていただくと、まず全員を統一した50音順に並べる理由としては複数のコミュニティをまたがっている人は絶対にいるため、ゲスト自身が「俺って、、、高校の友達でもあり、大学の友達で、会社も一緒なんだけど、、、」となると、コミュニティ一つ一つを見ていかなければなって時間がかかります。名前の順で並べておけばすぐに見つけることができます。
また、よく人の受付をやっている時にみると、受付名簿の名前や出欠を各マークが非常に小さい時があります。
会場内はただでさえ慌ただしいですし、落ち着いて書けるわけでもないので、かならず書き込み欄や名前欄は大きめに出力しておくことをおすすめします。
会費のお釣りの準備
会費の設定は4,000円や7,000円など端数がほとんどだと思います。（そもそも6,500円とかいう設定をしようとしたら受付は大変になるので、そうなる前に止めましょう。）
そうなってくると必要なのはお札のお釣り。原則として参加する人の1/3〜半分におつりを渡す計算で用意しておくのが良いでしょう。
つまり一人7,000円の会費制で100人規模の二次会をするのであれば
お釣り一人3,000円×40人＝120,000円分くらいの1,000円札を用意するイメージです。
一応ゲスト側のマナーとして、会費はちょうどで持っていきましょうとなっているので、1,000円札も順次補充されていくはずですが、多くを換金してもお金はお金なので、多めに両替しておくのが良いでしょう。
「そんなわけないっしょ」って思うかもしれませんが、お釣りで用意したお金も混ざっていることを意外と忘れてしまうので、この後の集計のために、いくらお釣りを用意しておくかをしっかりとメモしておくべき。でないと集計をしようとした時に計算が合わなくなります。
筆記用具
筆記用具はボールペンと蛍光ペンを用意するのが定番のようですが、ほとんど使用するのは黒のボールペンのみにするのがオススメです。できれば受付担当は一人2本以上持っておかないとボールペンがないとか、貸して返してとなります。買わずとも家にあると思うので、多めに持っておきましょう。
またもしメッセージやチェキを集める場合はかなりペンを多めに用意することが重要です。入口付近でチェキを書くために列ができてしまうとごった返す可能性があるので、ペン待ちの人が出来るだけでないようにすることがおすすめです。
持ち運び型の金庫
そして、持ち運び型の金庫です。よく封筒などでやりくりしている場合もありますが、封筒だと出し入れの時に大変で、なおかつお釣りを出そうとした時に必要以上にお札が飛び出てくる可能性もあるので、リスクです。最近では二次会の会場側でかしてくれる場合もるのでお店に相談してみましょう
電卓（最近は不要かな）
電卓は最近はスマホとかでちゃちゃっと計算できますし、1,000円単位のお釣りであれば電卓なしでも計算できるはず。電卓を使うタイミングは落ち着いて合計金額を計算しているタイミングなので、みんなが持っているスマホで十分でしょう。
クローク用の荷札
クローク用の荷札は一人1.5個使う計算で用意しておくと足りなくなることはないでしょう。特に秋から冬にかけてはコートを着用している人に加え、カバンもクロークに預けることになるので、一人2個とか使います。こちらもお店で貸してくれるところが多いですが、何個くらい借りることが出来るのか、足りるのかしっかりと確認しておきましょう。
あると便利な指先を水で濡らすやつ海綿(かいめん)
コンビニとかにある指先を濡らして、お金を数えやすくするためのものですね。
こちらはあると非常に便利です。毎回指舐めるのは当事者もゲストもいい気分ではありませんから。
100円均一等でも販売しているので、買うことをおすすめします！
会費以外の受け取りをどうするか新郎新婦と相談
稀にですが、会費以外にもご祝儀を頂く場合もあります。
そのような場合はどうするか新郎新婦や幹事と相談しておくことが必要です。
結婚式二次会受付の当日の役割・手順
開始一時間前に入店して、準備＆シミュレーション
受付担当だからといってそれだけをやれば良いわけではありません。もちろん自分の担当の受付周りを
ウェルカムボードを設置したりする準備は優先ですが、会場飾り付けなどは積極的に手伝いましょう。
また、受付担当内で動きのシミュレーションなどもこの際に行っておくとスムーズにいきます。
受付開始
名前確認
ゲストがいらっしゃったら、「お越しいただきありがとうございます！お名前を教えてください！」と明るく声をおかけしましょう。
お名前を名簿内で確認したら、会費を伝えましょう。その際に会費を受け取る＆お釣りを渡す方は別にしておくとスムーズです。
会費預かり
会費の預かりは正確性が問われます。受け取る際も、お釣りをお返しする際もしっかりと数えて行うようにしましょう。ここで焦る必要はありません。いくら混んできてもしっかりと金庫の中に紙幣ごとに揃えておくことで渡し間違いなどのミスは激減します。
もし仮にお釣りがなくなった場合はお釣りがなくなったこと、今日中にお返しするから待っていてくれとお名前をしっかりと聞いて、名簿欄にメモをしておきましょう。
もし使用する場合は席札やトランプなどをこのタイミングで一緒に渡すのが良いでしょう。
荷物・コートの預かり
続いてコートや荷物の預かりをします。基本的には同じ番号が書かれたクリップと板？の2セットで、クリップを荷物やコートに、板／カードをゲストに渡します。トラブル会費や効率性を担保するために下記のような運用をおすすめします。
実は意外に結婚式二次会の受付業務で一番難しく、混雑が起きやすく、トラブルになりやすいのがクロークです。言い方が悪くなりますが、会費の計算ミスやお釣りの間違いはお金ですが、コートや貴重品紛失となるとトラブルを収集するのが難しくなります。
- 荷物に紐でくくりつけるタイプではなく、挟めるクリップ型がオススメ
- コートの荷物を預かったらハンガーラックに、そして、番号札はハンガーにつける。（探しやすい）
- 荷物の札を付ける場所はカバンの持ち手や見やすい場所を統一しておく（探しやすい）
- 荷物が2つ以上預かるときはカバンのカードをゲスト渡し、コートやその他のカードはカバンに一緒にくくりつけておくこと
- できれば番号順に置いていくこと（帰り返却時が相当楽です。）
- 貴重品はないか確認すること。保証はできないことを伝えましょう。
チェキの撮影・ペン渡す
チェキの撮影を行う二次会が多いですが、できれば受付から少し離れたところで実施するのがいいでしょう。
受付近くでやると入り口付近が大変混み合います。
会場・パーティの案内
会場の案内は積極的にする必要はありませんが、聞かれる場合は非常に多いです。
例えば、「トレイどこー？」とか、「今日何時まで〜？」などは受付でも結構聞かれる内容。全ての詳細を抑えてなくても下記内容は把握しておいたほうが良いでしょう。
- トイレの場所
- 喫煙できる場所
- 開始時間と終了時間
- 何人くらい来るか
- 景品などは内緒に
あたりは受付での定番質問となりますので、しっかりと応えられるようにしておきましょう
飛び入り参加者の対応
また、よくあるのが飛び入り参加、直前まで無理だったが急遽来れることになったゲストもいらっしゃいます。
割とよくあることなので、動じずお名前と所属を聞いて会費をいただきましょう。
そして、名簿に忘れずにメモをしましょう。
二次会開始後30分ほどが終了したら一度お金を預ける
いくら受付とはいえ、ずっと受付にへばりついていなくても平気です。
遅刻もいるので30分ほどは開けとくべきですが、30分経ったらお金をお店に預けましょう。
間違っても受付のテーブルにそのまま放置することはやめましょう。
結婚式二次会の受付は二次会の門番＆金庫番
受付というと簡単なイメージがありますが、非常に重要でなおかつなれていないと難易度が高いです。
そもそも受付がスムーズに進まなければ開始時間も遅くなりますし、締めの際にクロークで手間取ると予定通りに退店完了できなくなります。
また、文字通りお金を預かる身となるので、正確性も重要です。
結婚式
二次会は第一に正確に、そしてスムーズに進められうようがんばってください。
