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幹事として自分のスキルを発揮することになった以上、忘年会にはより多くの人に参加してもらいたいところ。それに、参加者が少ないということそれ自体が、忘年会に対するマイナスイメージにもなりかねません。
したがって、幹事としてまず第一優先にやるべきことは、日程の調整です。できる限り早めに日程を決定し、出席対象者に連絡をして、予定の確保をしてもらいましょう。社会人となったあなたなら気付いていることだと思いますが、仕事を行うスピードが、仕事ぶりを評価される時には重要視されるのです。
効率が良いのは、適切な候補日をいくつか選出し、対象者へメールで連絡し、返事を見て決めるやり方。全ての対象者が参加できる日があればベストですが、そうなることは少ないです。そこで重要になるのが、対象者を優先度別に考えること。
優先度が高いのは、忘年会でキーパーソンになる人。分かりやすいのが、社長や役員、部長、直属の上司などでしょう。また、当日の進行の難易度がなるべく低くなるよう、盛り上げ上手な人にはなるべく参加してもらいたいところですよね。その辺りの人選も踏まえつつ、一人でも多くの人が参加できる日を決定します。
日程が決まったら、ひとまずその旨をメールで連絡しましょう。会場が確定していなければ、「場所は決定次第、連絡致します。」と書けば大丈夫。現代の社会人はみんな会社以外でも忙しいので、別の用事を入れられてしまう前に日程を周知させましょう。
欠席させざるを得ない人に送る場合は、「全員に都合の良い日がなかったため、参加できる人が一番多い日を選びました。ご希望に沿えなかった方には、大変申し訳ございません。」などの言葉を一言加えましょう。
日程が決まったら次は参加費の決定です。みんなから徴収する金額が決まらないと会場も決められません。しかしこの参加費決定がまた難しい。あまりに高額な会費を徴収すれば、当然参加者からの反感が生じますし、かといって会費を安くしようとして料理やゲームの景品にかかる費用を削れば、それはそれで忘年会の満足度を下げる結果になってしまいます。
会社の忘年会の参加費としては、3,000から5,000円ほどが一般的な金額とされています。このくらいの平均的な金額にしておけば、高すぎず低すぎず、最も参加者から反感が生まれづらいでしょう。
参加費が決まれば、次は予算。「参加費と予算って一緒じゃないの？」と思った方、それは大きな間違いです。予算ぴったりに参加費を徴収すると、予定外の出費があった時に、自腹で払うことになってしまうのです。ですから、予算は、実際の参加費よりも低めにならなけれはいけません。多めに徴収した会費の余りは、後日返金するか、みんなで分けられるお菓子などにするのが一般的。そのまま自分の懐に蓄えてしまうのも手ですが、一部の人間にバレることは覚悟しなければなりません。
参加費を決める上で重要なファクターになるのが、景品の数とクオリティ。忘年会といえば余興、余興といえばゲーム、ゲームは景品がなければ盛り上がりません。したがって忘年会には景品の準備が必要になりますが、どれくらい豪華なものにするかの調整は、これと言ったセオリーがなく、難しいところ。しかしここが幹事としての腕の見せ所でもあります。
一つ言えるのは、細かいものを多数用意するよりは、金額の高い目玉商品を一つ用意した方が盛り上がりやすいということです。無理して参加者全員分用意する必要はありません。要らないものを貰っても嬉しくないですからね。景品の数を少なくすることで、景品全体にかかる費用を抑えましょう。
参加費が決まれば、それに予算が収まるように会場を決めましょう。ここで絶対なのが、飲み屋などの忘年会コースを利用すること。飲み放題と料理の内容と金額がすでに決まっているコースを利用すれば、追加の注文などで総額が膨れ上がる心配がありません。逆に、予算という観点からコースを使うときは、追加の注文が生じる可能性に常に注意しなければなりません。
例えば、飲み放題の中身にビールやカクテルが含まれない場合。忘年会と言えばビールで乾杯するのが一般的ですし、女性にはカクテルしか飲めないという方も多いです。そうした場合に想定外の出費が生まれてしまうので、飲み放題の内容はしっかりと確認する必要があります。また、料理の内容にも同じことが言えます。参加者の好きな料理が無い場合や、量が足りない場合には、コース外の料理から注文することになり、それは当然想定外の出費です。
ですから、自分が幹事をする忘年会に求められる料理の内容とボリュームについては、ある程度把握しておく必要があります。まずは男女比。男性が多いほど料理にはボリュームが求められ、肉料理、油料理の需要が増します。反対に女性が多いほどバラエティが求められ、野菜や彩り豊かな料理の需要が増します。
お酒についても、参加者の嗜好が出来る限り満たされるよう心掛けましょう。先程も言ったように、ワイン・焼酎・日本酒のメニューが豊富でも、生ビールが飲み放題に含まれていないと、想定外の出費になります。
食物アレルギーの有無についても確認は必須です。アレルギーやベジタリアンが参加者にいたことが当日になって判明した場合、その人だけ別のコースメニューを頼むことになり、ごたつきます。このようなことがないように、日程調査の連絡と一緒に、あらかじめお好みの料理やお酒の内容について、参加者にアンケートを取っておくことをおすすめします。
準備を終えた幹事に待っているもう一つの仕事が、当日の司会。忘年会のスケジュールを進行させていく大事な役目ですが、そのぶん、問題への対応力、コミュニケーション力、人当たりなどビジネススキルをアピールするチャンスでもあります。一般的な忘年会の一連の流れを確認しつつ、ポイントを押さえていきましょう。
