スマホを使って生活しているみなさんに朗報です。みなさんはイベントを催す際に、みんなの予定を確認するために、LINEスケジュールなどの便利アプリを使っていると思います。それが最近だと、予定・出欠管理だけでなく、結婚式などの招待状もスマホで作成し、送信するサービスが増えてきてるんです。
今回は、web招待状と呼ばれるそうしたサービスを使用するメリットとデメリットを解説し、興味を持った方向けにweb招待状の中でもおすすめのサービスを紹介していきたいと思います。
web招待状のメリット
結婚式にゲストを呼びたいカップルは、日時や場所をゲストに伝え、出欠を確認するため、紙の封筒に招待状と返信用はがきを封入したものを郵送で送り、受け取ったゲストはそれを読んで、返事を書き、また返送します。このやり取りがゲストと主催の間で行われるのが従来の結婚式のあり方で、今も主流であり続けています。
そこで現れたのがweb招待状。結婚式や二次会などの招待状をweb上で作成し、メールやsnsなどで送信し、出欠の管理から当日の会場案内まで、従来の招待状が持っていた機能を全てネットでこなしてしまうweb招待状。そのメリットをより詳しく見ていきましょう。
招待状にかける時間を短縮できる
web招待状を利用する大きなメリットは、時間が短縮できること。招待状を作るのに必要なプロセスの多くをデジタルで行うことで、招待するゲストのリストアップ、住所録の作成、デザインの考案、招待状の印刷、宛名書き、内容物の封入、返信用ハガキの切手貼り、発送、出席者名簿の作成など煩雑な作業を省き、大幅な時短が期待できます。
招待状を作るにあたっては、用意されたフォーマットを埋めるだけのものであれば10分もあれば作成できます。また、招待状の返信も簡単に済ませられるので、ゲストの方にとっても嬉しいです。
招待状ににかける出費を削減できる
さらに、サービスの使い方次第では、招待状作成にかかる時間を削減するだけでなく、それにかかる金銭コストも削減することができます。デザイン費用や招待状をプリントするための用紙代、それを発送する郵送代、返送するための切手代など、細かなものでも100枚送るとなれば大きな出費になります。
webで招待状を作り、それをメールやLINEなどで送信してしまえばそれらのコストは全てカットダウン出来るので、それで浮いた分の出費を披露宴の料理やパフォーマンスなど別のところに回すことができるのです。サービスによっては、オプションを付けなければ、無料で招待状を作成できるものもあります。
ちなみに、招待状の作成を代行してくれる式場もありますが、相場は一枚あたりおよそ500円。宛名書き代、切手代、郵送代も含めれば一枚あたりおよそ800円になり、100人に送ろうとすれば単純計算で80000円のコスト。無料のweb招待状サービスを利用してこれをゼロにすれば、大きな費用減になることが分かりますね。
ハイセンスなデザインの招待状が作れる
web招待状サービスによっては、可愛い系からオシャレ系まで50パターン以上の中からデザインを選べるものがあり、自分が気に入ったスタイルの招待状が作れます。また、写真はもちろん、動画まで招待状に添付することができるので、紙ではできないwebならではの招待状の作成も可能です。
web招待状のデメリット
お分かりの通り非常に便利なweb招待状は、紙という物理的な形にこだわらず、あくまで情報を重視する合理的な現代の考え方にフィットした新しい文化といえます。しかし、物事には必ず裏表があるように、メリットがあればその裏返しであるデメリットも存在します。
ネット環境がない人には送れない
web招待状は、郵送でのやり取りをメールやsnsで行うわけですから、当然ながらネット環境がない人には送れません。また、ネット環境を持っていても、それを利用することに不慣れな方には、web招待状を楽しんでもらうことが難しい場合もあるでしょう。とくにご年配の親族の方はこのケースに当てはまる可能性が高いので、その都度、紙の招待状も用意する必要はあります。
手元に残らない
web招待状はweb上に保存されるデータなので、保存期間が過ぎたり、サービスが終了すればアクセス不能になり、手元に触れる形で残るわけではありません。思い出という意味で、それではさみしいという感じ方もありますし、紛失のおそれがないという見方もできます。
お手軽すぎる
もう一つのデメリットは、お手軽すぎて、人によっては印象が良くないということです。デジタル世代である我々にとっても目新しい存在であるweb招待状は、年配の方からすれば異質なもの。カジュアルなイメージが先行して、お手軽な結婚式という印象を持たれても仕方ありませんし、「マナー違反」「失礼」と思われる場合さえあります。よって、上司や親族に送る招待状は従来通り紙のものがいいでしょう。
ネットのアンケートによると、結婚式の招待状をweb招待状で済ませることに対して、「失礼だと思う」と答えた方が60代以上で10%、40〜50代で5%、20〜30代の世代でも2%ほどいました。(参照:https://ancie.jp/blog/paper-item/invitation/web-invitation/reviews-of-web-invitation)若い世代でもweb招待状を否定的に捉えている人がいるとすれば、結婚式など人生の節目となる重要なイベントで使用することは控えたほうがいいのかもしれません。
それでも、「かたくないパーティにしたいから招待状もカジュアルにしたい」「招待状の準備に時間をあまりかけられない」「ふたりらしくておしゃれなものを簡単に用意したい」などの理由から、利用者が続々と増えているweb招待状サービス。普通の飲み会や、仲の良い友人に限定した結婚式の二次会など、とびきりカジュアルなパーティにしたい場合には是非使ってみてはいかがでしょうか。
おすすめのweb招待状
このように、web招待状にはメリットとデメリットの両面があり、パーティの雰囲気や呼ぶ人によっては使ってみると非常に便利だということが分かっていただけたかと思います。web招待状がカジュアルすぎると感じる人もいれば、紙の招待状がフォーマルすぎる、記入するときに「これで正解なのか？」と作法を気にしながら書くのが窮屈で仕方ないという人もいるので、価値観は本当に人それぞれということですね。
最後に、web招待状の中でも人気のあるものや特徴的なものをいくつか紹介しておきます。興味を持った方はのぞいてみてください。
楽々！web招待状
公式サイト
「最短1分で作成可能」とお手軽さを前面に押し出したこちらのサービスでは、招待状の作成・共有・送信、出欠管理、名簿整理など諸々の機能が
全て無料で利用できます。
招待状の作り方もいたってシンプル。50種類のデザインテンプレートからあなたの気に入ったデザインを選び、それに掲載する写真を選ぶというわずか2ステップで簡単にデザインを決められます。また、テンプレートからだけでなく、自分で用意した招待状デザインを取り込んで作成することもできます。
完成した招待状はLINE、メール、facebookなど各種snsで一括送信が可能。希望であれば、招待状の出欠席の返事と同じタイミングで会費を事前に集める決済機能も利用することができます。当日の受付での現金管理の負担が軽減されますし、当日キャンセル防止にもなります。クレジット決済は「GMO ペイメントゲートウェイ株式会社」のシステムにより行われ、手数料は4%と良心的。
また、web招待状ならではの機能として「保留」選択機能があります。ゲストが返事をする際に、「出席」「欠席」の他に「保留」が選べ、出欠確認締切期限の2日前にはリマインドメールが自動的に送信されるため、ゲストにとっても返事を急かされる心配がありません。
Weddingday
公式サイト
こちらも、全ての機能を無料で利用できるweb招待状サービス。招待状の作成・送信、ゲストの出欠や住所の管理、出欠データのダウンロードのほか、写真や動画をアップロードして招待状デザインをカスタマイズしたり、自動返信メールや招待状の案内文テンプレートのカスタマイズ、会場住所のGoogleマップ連携、会費の事前クレジットカード払い、合言葉による招待状の閲覧制限などさまざまな機能が基本無料で利用できます。
Web招待状の作成も簡単で、日時や場所などをあらかじめ用意された項目に入力すれば10分程度で完成します。ゲストへのお知らせも、招待状のURLをメールやLINEで一括送信することでスムーズに済ませられ、出欠の回答もweb上でさくさくできます。
デザインは無料プランで全8パターン、有料プラン(税込1,980円)に加入すれば全19パターンから選択が可能です。デザインをやったことがない方でも簡単にオシャレでかわいい招待状が作れるところが推しなので、まずはテンプレートを見て、気に入ったものがあれば使ってみてはいかがでしょうか。
ビルーチェ
公式サイト
こちらも他のサービスと同様、web招待状作成、sns送信、出欠管理など基本機能が無料で使えます。オプションによる追加料金もないので安心して利用可能です。特徴的な点としては、招待状の送付方法がURL転送、LINE、facebookの他にQRコード、QRコード印刷と非常に充実しているところ。また、facebookのアカウントと連携して、登録をしなくても利用することができます。
また、こちらのサービスでも披露宴前のご祝儀・会費の事前決済が可能なのですが、他と異なるのが、決済手数料の5%をゲストが負担するか新郎新婦が負担するかどちらかを選択可能なところ。ゲストには申し訳ないですが、予算がカツカツで、少しでも出費を減らしたいカップルにとっては手数料負担は利点と言えます。
DEAR
公式サイト
こちらは、基本有料でありながら、利用者数150万人を突破したweb招待状サービス。多くの人に選ばれた理由としては、そのデザインの圧倒的な美しさと、カスタマイズ性の高さが挙げられます。おしゃれでハイセンスな30種類以上の中にはアニメーションを駆使したプレミアテンプレートも用意してあり、オリジナルの写真や動画を添付することで自分たちらしいデザインにアレンジもできます。受付フォームもカスタマイズできるので、確認したいことを聞き漏らしません。
また、同じ招待状を何度も使えるため、紙の招待状ではできない招待状の送り分けも可能です。さらに無制限プランにすれば、様々な招待状が何枚でも作れます。あとは、式後に送るお礼状を作るサービスも提供しており、式場で撮った写真や動画を添付し、当日の感動とゲストへの感謝の気持ちをもう一度送ることができます。
